Centro de Gestión Documental

Un archivo es uno o más conjuntos de documentos, que sea cual sea su fecha, su formato más su soporte material, acumulados en un proceso natural por una o varias personas físicas o jurídicas estatales o privadas, se conservan respetando un orden establecido por la institución, con el fin de que estas puedan funcionar como prueba fehaciente y testimonial de lo que produjo una oficina para la historia.

El Archivo Central, nace debido a la necesidad de reunir y rescatar el subfondo documental del ITCO-IDA-INDER, evidenciando la importancia histórica, socio-cultural, socio-económica y científica, constituyendo una valiosa fuente de conocimiento de nuestro quehacer diario y del aporte de la institución en la construcción social del Estado costarricense como sociedad más justa y democrática, que brinda igualdad de oportunidades en las zonas rurales tanto para hombres como para mujeres.

En enero de 2004, abre sus puertas el Archivo Central del IDA hoy día Inder, con la dirigencia de aquel entonces de la señora Cecilia Murillo Sánchez «V Q.D.G.», junto con la colaboración del Director a.i. de la Dirección Administrativa Financiera el MsC. Walter Mora Leiva, y posteriormente el Lic. Carlos Prendas, Jefe del Departamento Administrativo, quedando adscrita a este último Departamento.

Desde el 2004, el personal de esta Unidad se ha dedicado a reunir, rescatar, restaurar y preservar documentación generada en el ITCO, IDA e Inder, que data desde el año 1962 a la fecha, tanto en las oficinas centrales como en las regionales.

Dentro de la información en custodia se encuentran: actas, acuerdos, oficios de Junta Directiva de igual manera se custodia, expedientes de exfuncionarios, planillas, fotografías, equipos de oficina y campo, material de apoyo y logística, entre otros.

Misión

Administrar de forma eficiente y eficaz el acervo documental de todo el Instituto a nivel central y regional, con la finalidad de promover la reducción de costos, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos archivísticos.

Visión

Ser líderes dentro de las instituciones públicas, en el manejo del Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las labores, administrativas, formación y desarrollo de asentamientos del Instituto de Desarrollo Rural

Objetivo General

• Establecer el sistema de Archivo Central del Instituto, organizando el recurso de información archivística, con la finalidad de desarrollar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización del acervo documental producida y recibida por el ITCO-IDA-INDER desde su origen hasta el día de hoy.

Objetivos Específicos

• Clasificar los diferentes tipos documentales de acuerdo con la Legislación Costarricense.
• Ordenar cronológica y consecutivamente lo diferentes tipos documentales según la filosofía del archivo.
• Agilizar la búsqueda y localización de los documentos solicitados.
• Brindar un servicio ágil, efectivo y eficiente.
• Digitalizar las actas y acuerdos de Junta Direct

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas, que se utilizan para administrar la documentación.

En cuanto a la gestión documental, este archivo, resguarda información de actas, acuerdos y antecedentes de laJunta Directiva, también documentación de otras oficinas, dando el resguardo y conservación correspondiente y de acuerdo a los lineamientos específicos en la ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

La conservación es «… el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro». (Viñas, 188 p.2); en un proceso archivístico consiste en: mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Al respecto se debe tomar en cuenta el axioma que dice: «Siempre será mejor preservar que restaurar».

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos, como son: el cambio climatológico, contaminación ambiental y biológica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc.

Por lo que, en el Archivo Central del Inder se toman las correspondientes medidas de precaución, tales como:

• Ambiente físico adecuado.
• Archivos móviles contra incendios, agua, etc.
• El control de factores externos. Manejo de documentos,
• Medidas de seguridad.

Los archivos custodian documentos de gran valor científico cultual de un país, porque se evidencia hechos fehacientes.

Esta documentación forma parte del patrimonio de nuestro país, por tal razón es pública y de fácil acceso al ciudadano.

Debido a la gran importancia que tiene los documentos para la educación intelectual de este país, es que el 24 de octubre de 1990 nace la Ley 7202 llevando como nombre de la norma: «Ley del Sistema Nacional de Archivos».

La Ley del Sistema Nacional de Archivo en el Artículo 2, menciona: «La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personería jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.» (Copia textual del original).