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Reseña Histórica
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Un archivo es uno o más conjuntos de documentos, que sea cual sea
su fecha, su formato más su soporte material, acumulados en un proceso
natural por una o varias personas físicas o jurídicas estatales o privadas,
se conservan respetando un orden establecido por la institución, con el fin
de que estas puedan funcionar como prueba fehaciente y testimonial de lo
que produjo una oficina para la historia.
El Archivo Central, nace debido a la necesidad de reunir y
rescatar el subfondo documental del ITCO-IDA-INDER, evidenciando la
importancia histórica, socio-cultural, socio-económica y científica,
constituyendo una valiosa fuente de conocimiento de nuestro quehacer diario
y del aporte de la institución en la construcción social del Estado
costarricense como sociedad más justa y democrática, que brinda igualdad de
oportunidades en las zonas rurales tanto para hombres como para mujeres.
En enero de 2004, abre sus puertas el Archivo Central del IDA hoy
día Inder, con la dirigencia de aquel entonces de la señora Cecilia Murillo
Sánchez "V Q.D.G.", junto con la colaboración del Director a.i. de la
Dirección Administrativa Financiera el MsC.
Walter Mora Leiva, y posteriormente el Lic. Carlos Prendas, Jefe del
Departamento Administrativo, quedando adscrita a este último Departamento.
Desde el 2004, el personal de esta Unidad se ha dedicado a reunir,
rescatar, restaurar y preservar documentación generada en el ITCO, IDA e
Inder, que data desde el año 1962 a la fecha, tanto en las oficinas
centrales como en las regionales.
Dentro de la información en custodia se encuentran: actas,
acuerdos, oficios de Junta Directiva de igual manera se custodia,expedientes de exfuncionarios, planillas,
fotografías, equipos de oficina y campo,material de apoyo y logística, entre otros.
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Misión y Visión
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Misión
Administrar de forma eficiente y eficaz el acervo documental de
todo el Instituto a nivel central y regional, con la finalidad de promover
la reducción de costos, conservar adecuadamente los fondos a cargo,
facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos
archivísticos.
Visión
Ser líderes dentro de las instituciones públicas, en el manejo del
Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las labores,
administrativas, formación y desarrollo de asentamientos del Instituto de
Desarrollo Rural
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Valores
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vJusticia.
vServicio.
vSolidaridad.
vHonestidad.
vRespecto.
vSeguridad.
vDinamismo.
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vIntegridad.
vÉtica.
vHumildad.
vEficacia.
vDiscreción.
vResponsabilidad
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Objetivos
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Objetivo General
vEstablecer el sistema de Archivo Central del Instituto,
organizando el recurso de información archivística, con la finalidad de
desarrollar el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización del acervo
documental producida y recibida por el ITCO-IDA-INDER desde su origen hasta
el día de hoy.
Objetivos
Específicos
vClasificar los diferentes tipos documentales de acuerdo con la
Legislación Costarricense.
vOrdenar cronológica y consecutivamente lo diferentes tipos
documentales según la filosofía del archivo.
vAgilizar la búsqueda y localización de los documentos solicitados.
vBrindar un servicio ágil, efectivo y eficiente.
vDigitalizar las actas y acuerdos de Junta Directiva.
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Gestión de Documentos
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Es el conjunto de normas técnicas y prácticas, que se utilizan
para administrar la documentación.
En cuanto a la gestión documental, este archivo, resguardainformación de actas, acuerdos y
antecedentesde laJunta Directiva, también documentación de
otras oficinas, dando el resguardo y conservación correspondiente y de
acuerdo a los lineamientos específicos en la ley 7202, Ley del Sistema
Nacional de Archivos.
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Conservación Preventiva de Documentos
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La conservación es "... el conjunto de operaciones que tienen
por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del
daño o a la corrección del deterioro". (Viñas, 188 p.2); en un proceso
archivístico consiste en: mantener la integridad física del soporte y de la
información contenida en los documentos a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración.
Al respecto se debe tomar en cuenta el axioma que dice:
"Siempre será mejor preservar que restaurar".
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo
la integridad física de nuestros documentos, como son: el cambio
climatológico, contaminación ambiental y biológica, siniestros,
almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc.
Por lo que, en el Archivo Central del Inder se toman las
correspondientes medidas de precaución, tales como:
vAmbiente físico adecuado.
vArchivos móviles contra incendios, agua, etc.
vEl control de factores externos.
vManejo de documentos,
vMedidas de seguridad.
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Marco Jurídico
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Los archivos custodian documentos de gran valor científico cultual
de un país, porque se evidencia hechos fehacientes.
Esta documentación forma parte del patrimonio de nuestro país, por
tal razón es pública y de fácil acceso al ciudadano.
Debido a la gran importancia que tiene los documentos para la
educación intelectual de este país, es que el 24 de octubre de 1990 nace la
Ley 7202 llevando como nombre de la norma: "Ley del Sistema Nacional
de Archivos".
La Ley del Sistema Nacional de Archivo en el Artículo 2, menciona:
"La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los
órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los poderes
Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno
con personería jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como
de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas
regulaciones." (Copia textual del original).
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