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Reseña
Histórica
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Un
archivo es uno o más conjuntos de documentos, que sea cual sea su fecha, su
formato más su soporte material, acumulados en un proceso natural por una o
varias personas físicas o jurídicas estatales o privadas, se conservan
respetando un orden establecido por la institución, con el fin de que estas
puedan funcionar como prueba fehaciente y testimonial de lo que produjo una
oficina para la historia.
El
Archivo Central, nace debido a la necesidad de reunir y rescatar el
subfondo documental del ITCO-IDA-INDER, evidenciando la importancia
histórica, socio-cultural, socio-económica y científica, constituyendo una
valiosa fuente de conocimiento de nuestro quehacer diario y del aporte de
la institución en la construcción social del Estado costarricense como
sociedad más justa y democrática, que brinda igualdad de oportunidades en
las zonas rurales tanto para hombres como para mujeres.
En
enero de 2004, abre sus puertas el Archivo Central del IDA hoy día Inder,
con la dirigencia de aquel entonces de la señora Cecilia Murillo Sánchez
"V Q.D.G.", junto con la colaboración del Director a.i. de la
Dirección Administrativa Financiera el MsC.
Walter Mora Leiva, y posteriormente el Lic. Carlos Prendas, Jefe del
Departamento Administrativo, quedando adscrita a este último Departamento.
Desde
el 2004, el personal de esta Unidad se ha dedicado a reunir, rescatar,
restaurar y preservar documentación generada en el ITCO, IDA e Inder, que
data desde el año 1962 a la fecha, tanto en las oficinas centrales como en
las regionales.
Dentro
de la información en custodia se encuentran: actas, acuerdos, oficios de
Junta Directiva de igual manera se custodia,expedientes de exfuncionarios, planillas,
fotografías, equipos de oficina y campo,material de apoyo y logística, entre otros.
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Misión
y Visión
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Misión
Administrar
de forma eficiente y eficaz el acervo documental de todo el Instituto a
nivel central y regional, con la finalidad de promover la reducción de
costos, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su
uso, mediante la utilización de procedimientos archivísticos.
Visión
Ser
líderes dentro de las instituciones públicas, en el manejo del Sistema de
Archivo, como instrumento de apoyo a las labores, administrativas,
formación y desarrollo de asentamientos del Instituto de Desarrollo Rural
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Valores
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vJusticia.
vServicio.
vSolidaridad.
vHonestidad.
vRespecto.
vSeguridad.
vDinamismo.
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vIntegridad.
vÉtica.
vHumildad.
vEficacia.
vDiscreción.
vResponsabilidad
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Objetivos
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Objetivo General
vEstablecer el sistema de
Archivo Central del Instituto, organizando el recurso de información archivística,
con la finalidad de desarrollar el conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización del
acervo documental producida y recibida por el ITCO-IDA-INDER desde su
origen hasta el día de hoy.
Objetivos
Específicos
vClasificar los diferentes
tipos documentales de acuerdo con la Legislación Costarricense.
vOrdenar cronológica y
consecutivamente lo diferentes tipos documentales según la filosofía del
archivo.
vAgilizar la búsqueda y localización
de los documentos solicitados.
vBrindar un servicio ágil,
efectivo y eficiente.
vDigitalizar las actas y
acuerdos de Junta Directiva.
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Gestión
de Documentos
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Es
el conjunto de normas técnicas y prácticas, que se utilizan para
administrar la documentación.
En
cuanto a la gestión documental, este archivo, resguardainformación de actas, acuerdos y
antecedentesde laJunta Directiva, también documentación de
otras oficinas, dando el resguardo y conservación correspondiente y de
acuerdo a los lineamientos específicos en la ley 7202, Ley del Sistema
Nacional de Archivos.
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Conservación
Preventiva de Documentos
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La
conservación es "... el conjunto de operaciones que tienen por objeto
prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a
la corrección del deterioro". (Viñas, 188 p.2); en un proceso
archivístico consiste en: mantener la integridad física del soporte y de la
información contenida en los documentos a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración.
Al
respecto se debe tomar en cuenta el axioma que dice: "Siempre será
mejor preservar que restaurar".
Existe
un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad
física de nuestros documentos, como son: el cambio climatológico, contaminación
ambiental y biológica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de
los documentos, etc.
Por
lo que, en el Archivo Central del Inder se toman las correspondientes
medidas de precaución, tales como:
vAmbiente físico adecuado.
vArchivos móviles contra
incendios, agua, etc.
vEl control de factores
externos.
vManejo de documentos,
vMedidas de seguridad.
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Marco
Jurídico
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Los
archivos custodian documentos de gran valor científico cultual de un país,
porque se evidencia hechos fehacientes.
Esta
documentación forma parte del patrimonio de nuestro país, por tal razón es
pública y de fácil acceso al ciudadano.
Debido
a la gran importancia que tiene los documentos para la educación
intelectual de este país, es que el 24 de octubre de 1990 nace la Ley 7202
llevando como nombre de la norma: "Ley del Sistema Nacional de
Archivos".
La
Ley del Sistema Nacional de Archivo en el Artículo 2, menciona: "La
presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del
Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los poderes Legislativo,
Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con
personería jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de
los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas
regulaciones." (Copia textual del original).
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